Iga ettevõtte tegevus nõuab ranget kontrolli, et vältida vigu ja nende negatiivseid tagajärgi ning tuvastada majanduskuritegusid ja nendega seotud isikuid. Sel eesmärgil viiakse läbi erikontrolle - kohustuslikud ja algatuslikud auditid. Nende mõistete olemuse, nende erinevuste ja praktika tundmine on kasulik mitte ainult majandusteadlastele, raamatupidajatele ja finantsistidele, vaid ka kaasaegsetele haritud inimestele.
Mõte ja olemus
Sõna "audit" tähistatakse ettevõtte majandus-, majandus- ja finantstegevuse auditit sõltumatute spetsialistide poolt, kes on läbinud eriväljaõppe ja on atesteeritud kehtiva seadusega ettenähtud korras, samuti riiklikud (föderaalsed) või rahvusvahelised standardid. Sellist ekspertiisi on mitut tüüpi, millest levinumad on kaks - kohustuslik ja algatusvõimeline. audit,mida viiakse läbi seaduse nõuete täitmiseks, nimetatakse kohustuslikuks. Näiteks peaksid selliseid auditeid läbi viima aktsiaseltsid, professionaalsed finants- või aktsiaturul osalejad, kindlustusseltsid, pangad jne. Selle auditi tulemused saadetakse riigiasutustele, kes kontrollivad selliste ettevõtete tegevust. Initsiatiivauditiga on lood hoopis teisiti. Juba nimetusest järeldub, et selline kontroll ei ole kohustuslik, vaid seda tehakse üksnes ettevõtte nõudmisel või sisemisel vajadusel. Selle auditi tulemusi ei saadeta kuhugi, vaid omanikud või juhid kasutavad neid uurimiseks ja asjakohaste otsuste tegemiseks.
Ürituse algatajad
Otsuse valikulise ülevaatuse läbiviimise kohta saab teha:
- Aktsiaseltsile - aktsionäride, nõukogu või revisjonikomisjoni poolt (need organid on juriidilise isiku sellise organisatsioonilise ja juriidilise vormi puhul kohustuslikud), samuti täitevorgan (juhatus), lauad jne).
- Osaühingu, täiendava vastutusega äriühingu, usaldusühingu, eraettevõtte vms puhul - omanike, nõukogu või revisjonikomisjoni poolt (kui nende valimine või määramine on ette nähtud sisedokumentidega). Lisaks võib otsuse vastu võtta ka täitevorgan (direktor, juht, ettevõtte president vastav alt põhikirjalenägu).
- Eraisikule - ettevõtjale - ettevõtja enda poolt.
Tingimused ja funktsioonid
Algatusaudit viiakse tavaliselt läbi ootamatult, s.o ilma huvilisi (pearaamatupidaja, finantsdirektor jne) hoiatamata, et vältida dokumentide asendamist või info muutumist. Selline kontroll ei kesta kaua, ilma et see häiriks ettevõtte tavapärast tööd, välja arvatud inventuuri läbiviimise vajadus.
Algatavat auditit ei ole soovitav usaldada samale ettevõttele või firmale, kes nõustab ettevõtet selle tegevuse käigus. See aitab tuvastada tegevuse käigus ilmnenud vigu ja ebatäpsusi, mis audiitoril varem kas kogemata või tahtlikult kahe silma vahele jäid, kuna kokkumängud raamatupidaja ja audiitorfirma vahel on harvad, kuid siiski juhtuvad.
Õppeaine
Kuna omaalgatuslikku auditit tehakse eranditult omal soovil, määrab klient ise uurimisobjektid. Need võivad hõlmata järgmist:
- Korrektne raamatupidamine ja maksuarvestus (esmadokumentide koostamine ja arvestus, kontoplaan ja konteeringud, maksude ja tasude arvestus jne).
- Lepingu- ja lepingutingimuste vastavus turutingimustele.
- Finants- ja muude aruannete korrektne koostamine ja esitamine fiska alteenistusele ja teistele ettevõtte tegevust kontrollivatele valitsusasutustele.
- Ettevõtte finants- ja majandustulemused (likviidsus, rahaline sõltumatus,vastupidavus turu kõikumistele jne).
- Ühisjuhtimine (aktsionäride või asutajate koosolekute kokkukutsumise ja läbiviimise korra, otsuste tegemise jms seaduse nõuete järgimine).
- Varude ja valmistoodete, raha ja muu vara ning põhivara inventuur.
- Hinna õigsuse kontrollimine.
Millal tuleks seda teha?
Ettevõtte algatusaudit on kõrgelt tasustatud spetsialistide töö, mistõttu ettevõtted ei tee seda regulaarselt, vaid ainult vajaduse korral. Sellist kontrolli võib vaja minna näiteks järgmistel juhtudel:
- Enne maksuameti (maksuteenistuse) plaanilist kontrolli.
- Ettevõtte väärtuse määramiseks kavatsusega see müüa.
- Investeeringute kaasamise plaanimisel, samuti suure laenu või krediidi saamisel.
- Ettevõtte finants- ja majandusolukorraga seotud oluliste äriotsuste langetamiseks.
- Kui tekib kahtlus pearaamatupidaja või direktori tegevuses, samuti kavatsusega muuta neil ametikohtadel täitvaid isikuid.
Kinnitamise tulemused
Algatusliku auditi läbiviimine annab ettevõtte omanikele ja juhtidele võimaluse kontrollida nii raamatupidamise, majandusteadlaste ja finantsistide tööd kui ka hinnata kogu ettevõtte tulemuslikkust. Lisaks annavad eksperdid nõuvigade ja ebatäpsuste kõrvaldamiseks, samuti annab teada, kuidas seda edaspidi vältida. Auditi tulemuste põhjal saab audiitor aidata ka õigete otsuste langetamisel nii ettevõtte enda suuremate tehingute kui ka omanike kavatsuste osas see müüa, ühineda või üle võtta.
Auditori aruanne
Algatuslik audit lõpeb täieliku aruande edastamisega kliendile, mida nimetatakse "Auditori arvamuseks". See dokument peab sisaldama:
- Kontrolliobjekti kirjeldus. Näiteks raamatupidamise aastaaruanded, raamatupidamisdokumentide õigsus, varude ja valmistoodangu arvestuse täpsus jne
- Auditi periood ja ka hõlmatud ajavahemik.
- Regulatiivsed dokumendid, mida audiitori töös kasutati.
- Koefitsientide arvutamine.
- Järeldused ja soovitused.
- Täielik teave audiitori kohta, andmed tema riikliku registreerimise ja sertifikaadi kohta.
Järeldus tuleb kokku õmmelda, allkirjastada ja pitseerida. Audiitor vastutab auditi tulemuste ja järelduste eest, seega saab seda dokumenti vajadusel kohtus kasutada, kuid ainult juhul, kui klient ja audiitor ei ole seotud osapooled.
Olla või mitte olla?
Kui usaldus raamatupidaja vastu on 100% ja pole suuri käibeid, müügikavatsusi ega suuremaid tehinguid, siis kui palju vajab väikeettevõte omaalgatuslikku auditit? Sellise eesmärk ja väärtuskontrollib, et seda viiksid läbi kõrgetasemelised spetsialistid, mille pidevat ülalpidamist väikeettevõtted ei jaksa. Viimasel ajal on fiska alteenistuste ja teiste järelevalve- ja reguleerivate organite trahvid märkimisväärselt tõusnud ning keegi pole kaitstud vigade eest raamatupidamises või maksuarvestuses. Seetõttu peaksid isegi väikesed ettevõtted omaalgatuslikku auditit läbi viima vähem alt kord aastas.
