Ušakovi sõnaraamatu järgi on delegatsioon meeskonna esindaja. Tänapäeva maailmas on rahvusvaheliste ürituste korraldamine kõikjal. Iga riik püüab delegeerida oma esindajaid erinevatesse maailma riikidesse, et eelkõige suurendada oma riigi autoriteeti.
Noortedelegatsioon
Globaliseerumise kontekstis on iga aastaga üha rohkem noortekohti, kus kohtuvad noored üle maailma. Riigid üle maailma soovivad saata noortedelegatsiooni rahvusvahelisi kontakte looma.
Rahvusvahelised üritused toimuvad kõigis avaliku elu valdkondades – spordist kultuuriüritusteni. Delegeerimine on viis näidata oma riigi eeliseid rahvusvahelisel areenil ja sel juhul on noored riigi peamiseks mootoriks.
Vene Föderatsioon saadab igal aastal noorte delegatsioone erinevatele spordi-, haridus- ja kultuuriüritustele, kus noorema põlvkonna esindajad kaitsevad meie riigi au.
Välisesindajate delegatsioon
Võõraste vastuvõttdelegatsioonid on kõrgelt deklareeritud sündmus. Eeldatakse selget volituste jaotust, aga ka eelnev alt paika pandud plaani teistest riikidest pärit külaliste vastuvõtmiseks ja teenindamiseks.
Välisdelegatsiooni viibimisega teises riigis tegeleb isik, kes vastutab väliskülaliste vastuvõtmise eest. Vaja on koostada kulukalkulatsioon, mille kohaselt see volitatud ametnik majutab ja võtab vastu esindajaid välisma alt. Oluline on meeles pidada, et kõik tegevused ja nende kulud peavad olema selgelt määratletud ja deklareeritud enne külaliste saabumist. Kogu tegevusprogramm tuleb tõlkida kahte keelde – kodu- ja väliskeelde.
Välismaalaste delegatsiooni vastuvõtmise põhireeglid
Delegatsiooni vastuvõtt on külalistega suhtlemise algetapp, mis moodustab nende esmase riigipildi. Väliskülalistele on vaja lennujaamas vastu tulla selgelt määratud ajal, samuti tõlgi saatel.
Samuti on delegatsiooniga kohtumisel vaja ette valmistada auto, mis viib välismaalase ettenähtud ürituste ajaks tema viibimiskohta. Aukoht on sõiduki tagaistmel parem pool.
Kui delegatsioonis on daam, tuleb teda esitleda esimesena. Seetõttu tuleb kõiki pakutavaid teenuseid pakkuda eelkõige õiglasele soole.
Delegatsiooni paigutamisel hotelli tuleb kõik maksed teha kokkuleppe etapis, et mitteväliskülaliste saabumisel tekkisid ebamugavad olukorrad. Volitatud isikud peavad tagama, et delegaadid istuvad mugav alt ja neil ei oleks kaebusi.
Ärietikett delegatsiooni vastuvõtmisel
Oluline tunnus välisdelegatsiooni vastuvõtul on ärietikett. Väliskülaliste võõrustamisel on riik keskendunud selgelt oma riigist kõige positiivsema kuvandi loomisele välismaalaste silmis.
Peamine etiketi reegel välisdelegatsiooni vastuvõtmisel on külaliste rahvuslike, kultuuriliste ja usuliste iseärasuste arvestamine. Tuleb olla tundlik ja tähelepanelik teiste maailma riikide elanike kultuuriliste eripärade suhtes. Oluline on meeles pidada, et näiteks Ameerika delegatsiooni vastuvõtt on väga erinev jaapanlaste vastuvõtust. Ameerikas on kombeks kiiresti asja kallale asuda ja meeles pidada, et iga minut on raha. Jaapanlastel on mõõdetum viis äri ajada. Selle maa tavade järgi on vale vaadata vastassoost inimestele silma.
Seega on delegatsiooniga suhtlemise eetiline osa väga oluline.
