Projektitegevus võimaldab teil kõige tõhusam alt hallata olemasolevate ressursside, aja ja lõpptoote kvaliteedi suhet. Pädeva planeerimise abil on võimalik õigeaegselt rakendada korrigeerivaid juhtimismeetmeid igal ajal projekti elutsükli igas etapis. Sobiva metoodika kasutamine võimaldab eelnev alt välja arvutada tehnilise dokumentatsiooni valmistamise kogumaksumuse, rakendamise keskmise kestuse ning määrata igas etapis vastutavad isikud (OBS-i struktuur, RAM-i maatriks). Oluline on õigesti planeerida tööde täielik loetelu (ehitada projekti WBS-i alus) ja nende teostamise järjekord (kujutada PDM-võrku). Eelnev alt tuleks kindlaks määrata ülesannete ahel, mille edenemist tuleks kõige hoolikam alt kontrollida. Kuna neil reservi pole, määrab nende rakendamise kogukestus projekti kogukestuse (vastav alt kriitilise tee meetodile).
Juhtimise olulist hõlbustamist hõlbustab selline tööriist nagu vastutusmaatriks (või lineaarneajakava). See on üles ehitatud eelnev alt välja töötatud WBS-struktuuri (teostatud töö hierarhiline alus) ja OBS-i struktuuri (esinejate poolt koostatud organisatsiooniline struktuur) alusel. Seda kasutatakse juhtimise teostamiseks vastutuse põhimõtte (Principle Responsibility) juurutamise kaudu.
Iga programmis sisalduvat ülesannet on vaja vastavate spetsialistide järgi isikupärastada. Projekti jaoks luuakse vastutusmaatriks - see on kavandatud ühenduste kuva (enamasti - graafiline). See on kujutatud tabeli kujul, mis põhineb WBS-i ja OBS-i struktuuride suhetel. Seejärel kujutatakse esimest maatriksi vertikaalsete ridadena ja teist horisontaalsete veergudena. Iga WBS-i elemendi jaoks määratakse töötaja, kes koordineerib selle rakendamist. Vastav märk pannakse kahe komponendi ristumiskohale.
Õigesti tehtud vastutusmaatriks peaks andma aimu sellest, kes haldab iga madalama taseme hierarhilise struktuuri lingi täitmist. WBS-i mis tahes elemendi täitmise eest saab vastutada ainult üks inimene. Kuid töö mitme komponendi edenemist saab juhtida üks inimene.
RAM - nii on lühid alt tähistatud projekti vastutusmaatriksit (Responsibility assignment matrix) - aruandluse ja vastutuse jaotus tabeli kujul. Hästi korraldatud programmi puhul tuleb järgida reeglit, et mis tahes täitmineeesmärke kontrollis teatud juhtorgan. Näiteks projektijuht - missioon (kõik ülesanded), vastutavad täitjad - üksikud elemendid jne. Tegelikult ehitatakse sel viisil eesmärgipuu. See peab vastama struktuuri jagamise järjekorrale, millele on usaldatud idee elluviimine. Kõigi kavandatava tööga seotud isikute funktsionaalsed kohustused määratakse vastutusmaatriksiga. Selle eesmärk on määrata ülesannete kogum ja inimesed vastutavad nende täitmise eest isiklikult.
Spetsiaalne tarkvara muudab projekti ettevalmistamise lihtsamaks. Selle abiga saate palju kiiremini teha WBS-i ja OBS-i struktuure, tööde loendeid koos faaside kaupa ja juhtimist. Luuakse sama RAM-i vastutusmaatriks, kuid üksikasjalikumal kujul. Seega on ilma liigse pingutuseta võimalik hankida vajalikud tabelid vastavates tarkvarapakettides. Ja vajadusel saate kiiresti muuta projekti andmeid, saades samal ajal nende värskendatud graafilise kuva.
