Sõna protokoll on kõigi huulil. Kontoritöötajad kuulevad seda koosolekutel regulaarselt, politseiametnikud kasutavad seda oma ametitegevuses ning riigipead ja diplomaadid on sunnitud kinni pidama tema dikteeritud reeglitest. Mis on protokoll? Seda saame teada allpool.
Protokolli tähendus
Nagu paljudel teistel terminitel, on sellel sõnal mitu tähendust. Kõik oleneb tegevusvaldkonnast, milles soovitud kontseptsiooni rakendatakse. Niisiis, vaatame kõige levinumaid olukordi, kui on kombeks protokollist rääkida.
Mis puudutab ärikeskkonda, siis protokoll on dokument, mis kirjeldab toimuvat sündmust (koosolek, koosolek, juhatus jne).
Oleme juba eespool maininud politseid, kes samuti koostavad sageli sarnase dokumendi. Sel juhul eeldatakse kuriteo või õigusrikkumise fakti tuvastamist.
Rahvusvahelises formaadis on protokoll reeglite kogum, mida tuleks järgida ametlikel kohtumistel valitsusametnike ja ka diplomaatiliste tegelaste vahel. Näiteks on olemas juhatajate koosolekute protokollosariikides või visiidil presidendi juurde.
Selles artiklis keskendume siiski äriprotokollide kontseptsioonile.
Kohtumise protokollid
Ärikoosolekud on ärikeskkonna kõigi protsesside lahutamatu osa. Need võivad toimuda ametlikult, arvestades määratud aega ja ainult kontoris. Väga populaarsed on ka mitteametlikud ärikohtumised. Teisel juhul saate hakkama ilma vestluse protokolli kinnitamiseta. Kui koosolek on ametlik, peab see olema kirjalikult kooskõlas kõigi reeglitega.
Protokolli peab sekretär või muu selliste volitustega isik. Vestluse vooluga sammu pidamiseks proovige koostada ligikaudne nimekiri küsimustest, mida koosolekul arutatakse. Kasulik oleks ka diktofoni olemasolu, et mitte detailidest ilma jääda, sest protokoll on ärisündmuse väga detailne kirjeldus.
Koosolijate ja puudujate nimed tuleks üles märkida. Saate enda jaoks teha märkmeid kõigi koosolekule tulnute asukoha kohta, et teatud sõnade autorlus vigadeta näidata.
Iga koosoleku alguses määratakse küsimuste läbivaatamise järjekord, kirjutage see kindlasti sõna-sõn alt üles.
Kui koosolekul toimus hääletus, siis märkige selle tulemused (kui palju inimesi hääletas "poolt" ja kui palju "vastu"). Juhul, kui koosolekul oli kohal vähe, on võimalus märkida ka kõigi hääletanute nimed ja perekonnanimed.
Ära viivitaprotokolli esitamine tagapõletisse, sest selle aja jooksul võite koosoleku üksikasjad unustada.
Läbirääkimiste protokollid
Läbirääkimised erinevad tavapärasest ärikohtumisest selle poolest, et tavaliselt arutatakse ühte või paari mõlema poole jaoks suurt rolli mängivat küsimust. Sel juhul on protokoll võimalus salvestada kõik vestluse nüansid ja poolte nõuded. Alati ei lahene vaadeldav küsimus kohe pärast esimesi läbirääkimisi, mistõttu vajavad direktorid või teised töötajad koosoleku kohta aega ja täielikku teavet.
Läbirääkimiste protokoll koostatakse samal põhimõttel nagu iga äridokument.
On vaja märkida kirjeldatud sündmuse kuupäev, dokumendi number ja pealkirja täisversioon. Sellele järgneb sissejuhatus, kus on ilmtingimata ära toodud kohalolijate nimekiri ja peamised arutluseks olevad küsimused.
Põhiosas jaguneb info tavaliselt kolmeks osaks: “Kuulatud”, “Räägitud”, “Otsustatud”. Protokolli täisversioonis tsiteeritakse kõigi kõnelejate sõnu sõna-sõn alt. Mõnel juhul väljastatakse ka väljavõte protokollist, mis dubleerib selle teatud osa.
