Meeldib see teile või mitte, ükski tegevus pole võimalik ilma abi ja abi küsimata. Olenemata sellest, kas töötate väikeses või suures ettevõttes, peate kindlasti suhtlema paljude teiste organisatsioonide juhtide ja töötajatega, oma kolleegide või tööandjate, partnerite ja klientidega. Samal ajal peate äri- ja isiklikku kirjavahetust, kasutades sageli e-posti.
Loomulikult kirjutatakse palvekiri ainult siis, kui selleks on mõjuv põhjus: vaja on teavet, dokumente, materiaalset abi, mingeid meetmeid. Seetõttu peab selle tekst olema asjakohane. Ta peab selgelt edasi andma probleemi olemuse ja selle lahendamise viisid, soovi või nõude. Sellistes kirjades emotsioonide väljapaiskamine on vastuvõetamatu, need peaksid olema vaoshoitud, isegi kui lähim inimene seda loeb, ärikirjavahetusest rääkimata. Naljakas, aga enamik korrespondentidest, kes pole omal ajal etiketireegleid õppinud, teevad selle vea ja kirjutavad tekstidesse: “Nurmatu! Nõuame! Rangelt! Seetõttu ei pälvi sageli selline üliemotsionaalne palvekiri oodatud reaktsiooni, vaidisik, kes selle sai, lihts alt ignoreeris.
Selle vältimiseks esitage enne kirjutama asumist põhiküsimused: "Milleks see on mõeldud?", "Millise tulemuse peate saavutama?" Pärast seda on lihtsam sõnastada põhifraas, näiteks: "Ma palun teil projekti rahastada …", "Ma loodan teie osalemisele …" Üks palvekiri võib sisaldada mitut petitsiooni või ettepanekut aadressil üks kord, siis lisatakse asjakohased sõnad, näiteks: loodame…”, “Koos sellega…”, “Samal ajal palume abi…”.
Mingil juhul ei saa te eirata elementaarse viisakuse reegleid, nii et olenemata sellest, kas tegemist on isikliku või ärikirjaga, tuleb taotlus esitada õigesti. Ja ükskõik kui väga teile selle saaja meeldiks või ei meeldiks, pidage meeles, et pastakaga (klaviatuuril) kirjutatut ei saa kirvega maha raiuda. Lisaks saavad mis tahes sõnumit lugeda mitte ainult adressaat, vaid ka tema kolleegid, sugulased, sõbrad. Miks ennast ja teisi häbistada?
Etiketireeglites, nagu ka ärikirjavahetuse reeglites, on väga oluline osata vestluspartnerit tervitada. Isegi müügikohas müüjana töötades on vastuvõetamatu jätta keegi sellest hosteli olulisest elemendist ilma, eriti kui pöörduda abi saamiseks kellegi poole. Seetõttu peaks iga palvekiri algama ülevaatliku ja lugupidava tervitamisega ning lõppema hea soovi ja viisaka hüvastijätuga, mille lugemise järeladressaat, isegi kui ta teid isiklikult ei tunne, saab aru, et tal pole tegemist hüsteerilise inimesega, vaid inimesega, kes valitseb ennast.
Kujutagem lühid alt ette, kuidas palvekiri peaks struktuurselt välja nägema? Näide: tervitus, olukorra lühikirjeldus, küsimuse ja avalduse olemus, abilootuse väljendamine, viisakas hüvastijätt.
Meie elus loote iga päev oma tegude ja tegudega endale vabatahtlikult või tahtmatult mainet. Teie kirjutatud tähed on selle eluprotsessi väga oluline osa.
