Regulaarset suhtlemist ja üksteisega pidevat suhtlemist nimetatakse rühmaks. Maa peal pole kohta, kus seda nähtust ei eksisteeriks. Inimesed loovad kõikjal teatud kogukonnaplaani, mille saab jagada formaalseteks ja mitteametlikeks rühmadeks. Igas sellises kogukonnas peaks olema kaks või enam inimest ja nende kõigi mõju üksteisele peaks olema vastastikune.
Definitsioon
Formaalne grupp on puht alt juhtkonna poolt ja eesmärgipäraselt üldises meeskonnas loodud väike eraldiseisev meeskond, mis on suunatud tootmisprotsessi korraldamisele. See tähendab, et see on teatud funktsioonide, konkreetsete ülesannete ja selgelt määratletud eesmärkidega organisatsioon. Erinev alt ametlikest rühmadest tekivad mitteametlikud rühmad spontaanselt ja neil puudub staatus.
Organisatsioon ise ja kõik selle allüksused on samuti rühmad, mille liikmetel on ühised väärtused, hoiakud, reeglid,käitumisstandardid. Kui töötajad väärtustavad oma organisatsiooni, käituvad nad asjakohaselt. See tähendab, et formaalne rühm on kogukond, mida hoiab koos arusaam käitumisnormist. Iga organisatsiooni sisesuhtlus on samuti moodustatud gruppidesse – nii formaalseteks ehk juhi loodud ja dokumenteeritud kui ka mitteametlikeks, mis on kujunenud spontaanselt läbi inimestevaheliste suhete ja mida pole ametlikult kuskil näidatud.
Peamised erinevused
Vastav alt erinevuse kriteeriumidele saab läbi viia järgmise analüüsi. Formaalne rühm on selline, mille organisatsioon on loonud puht alt oma vajadustest lähtuv alt, selle käitumisjooni saab mõjutada teatud positsioon ametijuhendis ning mõju ise ulatub vaid ül alt alla. Rühma omadused on selgelt määratletud ametlike kanalite kasutamisega, isegi inimestevahelised suhted on organisatsiooni poolt ette nähtud ja juht määratakse ülemuste tahtel.
Mitteametlikud rühmad tekivad spontaanselt, eesmärgid rahuldavad vajadusi puht alt grupisiseselt, indiviidid mõjutavad üksteist ja mitte ülev alt alla, vaid sagedamini vastupidi. Tunnused on ebastabiilsed, muutlikud, suhted tekivad spontaanselt, juht, kui ta ilmub, on ainult grupi enda tahtel. See tähendab, et ametlikud ja mitteametlikud rühmad erinevad üksteisest peaaegu kõigis aspektides.
Tüübid
Enne grupitüübi määramist tuleb välja selgitada, millisele alusele see kogukond on üles ehitatud: sõbralikud suhted võitootmine. Igal juhul on iga rühma loomise aluseks organisatsioon. Ametlik rühm võib kuuluda ühte kolmest tüübist:
- Juhtrühm: põhijuht ja tema vahetud alluvad, ka juhid. Näiteks president ja asepresidendid.
- Töörühm (või tootmis- või sihtrühm): inimesed, kes täidavad sama ülesannet, planeerides seda pigem iseseisv alt kui ühiselt.
- Komisjon või avalik organisatsioon: organisatsioonisisene rühm, mis teeb otsuseid üldkoosolekul, kuna see loodi erinevate osakondade tegevuse koordineerimiseks. On komisjone, mis töötavad alaliselt ja on loodud konkreetse ülesande täitmiseks, st ajutiseks
Interaktsioon
Võimude tahtel loodud formaalne organisatsioon on ka sotsiaalne keskkond igasuguseks inimestevaheliseks suhtluseks ja seda mitte alati juhtkonna juhiste järgi. Sellised sotsiaalsed suhted tekitavad mõnikord arvuk alt sõbralikke rühmitusi üldises ühenduses, kuid üldiselt esindavad nad ühte organisatsiooni. Ka formaalsetel ja mitteametlikel sotsiaalsetel rühmadel on oma sarnasused ja erinevused.
Iga inimene kogukonnas mõjutab tingimata teisi ja on suhtlusprotsessis mõjutatud – nii positiivselt kui negatiivselt. Nii kujunevad välja iga rühmaliikme isiksuseomadused ja käitumisnormid selles kogukonnas. Üksikisik saab mõjutada kogu gruppi nii palju, kui talle meeldib, see sõltub autoriteedist, mis on kindlaks määratud jameeskonna mitteametlik osa ja ametlik osa.
Loomise eesmärgid
Organisatsiooni sees moodustatud kogukond on inimesed, kes suhtlevad spontaanselt teatud ühiste eesmärkide nimel ja on loodud tootmiseks, millel on hästi läbimõeldud plaan. Organisatsiooni formaalsed ja mitteametlikud rühmad on aga paljuski sarnased. Ja seal, ja seal võib olla ülesandeid, ilmuvad juhid ja luuakse hierarhia.
Erinevus seisneb selles, et mitteametlikud rühmad on tahtmatu reaktsioon teatud individuaalsetele vajadustele, mida organisatsioon ei rahulda, samas kui formaalsed rühmad luuakse kindla plaani järgi.
Ametliku grupi eesmärk on samuti selge ja arusaadav: sellega liitutakse ametialase huvi, prestiiži või sissetuleku pärast. Mitteametliku grupi tekkimise põhjus on tavaliselt rohkem "vaimne": see on tihe suhtlus ja huvi, ühised huvid, vastastikune kaitse, vastastikune abi jne.
Liitumise põhjused
Esiteks on ametlike ja mitteformaalsete gruppidega liitumise põhjuseks sotsiaalne vajadus sinna kuuluda. Nii omandatakse eneseteadmist, enesejaatust, enesemääratlemist, aktiviseeritakse vajadusi ja luuakse keskkond nende rahuldamiseks. Teisel kohal on usalduse ja vastastikuse abi otsimise põhjus. Igasuguste raskuste korral pöördutakse pigem kolleegide kui juhtide poole. Selliste suhetega ilmneb grupi interaktsiooni sünergiline efekt. Ametliku rühma eesmärk on tervisliktoimiv meeskond ning seetõttu jälgib mitteformaalsete rühmade loomist tavaliselt juht, vajadusel reguleeritakse nendes suhteid
Isiklike või grupihuvide kaitsmiseks, nagu kahjulikud tingimused, palgaprobleemid jne, võetakse samuti kõige sagedamini ühendust grupiga. Mitteametlikud suhted ametlikus rühmas aitavad tavaliselt kaasa meeskonna ühtekuuluvusele. Sageli on rühmades suhtlemise aluseks ühine huvi, samad hobid, ühised vaimsed väärtused, aga ka mitmesuguse, mitte tingimata ainult tööstusliku teabe hankimine. Ja loomulikult mängib rühma loomisel tohutut rolli sõbralik suhtlemine, vastastikune kaastunne. Nii saavad inimesed vältida üksindust, kasutuse tunnet, kaotust ning saada ka moraalset abi isiklike draamade puhul.
Funktsioonid
Mitteametlikes organisatsioonides on alati sotsiaalne kontroll kõigi rühmaliikmete üle. Esiteks on see käitumisnormide tugevdamine. Kui muutused meeskonnas ohustavad rahulikku olemist, st kannatavad ühised huvid, positiivsed emotsioonid või ühine suhtluskogemus, siis hakkab mitteametlik grupp aktiivselt vastu kõigile organisatsiooni formaalsetele koosseisudele.
Igal formaalsel rühmal ja igal struktureerimata mitteametlikul rühmal võib olla juht. Ametlikul juhil on ametlik autoriteet, mitteametlikul juhil aga meeskonnas autoriteet. Prioriteetide heitluse puhul on võitjat raske ennustada, kuna panus inimestesse ja heade suhete olemasolupeaaegu kallim kui ükski ametlik staatus. Targad juhid mõistavad seda ja suunavad mitteametliku rühma energia õiges suunas, tavaliselt tootmises.
Rühma mitteametlik haldamine
Kõik meeskonnas olevad rühmakoosseisud suhtlevad tingimata ja dünaamiliselt. Üldine emotsionaalne meeleolu mõjutab suuresti nii suhtlemist kui ka meeskonna ees seisvate ülesannete täitmist. Formaalse rühma efektiivsus sõltub täielikult mitteformaalsete rühmade meeleolust. Seetõttu on nende lähenemine iga juhi peamine eesmärk, mistõttu kaovad negatiivsed ilmingud meeskonnaliikmete omavahelistes suhetes, "mitteametlikud" on positiivselt orienteeritud, nad mahuvad kergesti avalikku tootmisruumi.
Meeskonna sidusus on formaalsete ja mitteformaalsete rühmade huvide kokkulangemise tulemus, just sellistes tingimustes on tööviljakus kõrgeim. Vastupidi, kui huvid, reeglid ja normid ei lange kokku, satub ka autoriteetne juht raskesse olukorda, meeskonna struktuuridevaheline võitlus takistab alati tootlikkuse kasvu. Siin võivad abiks olla mitteametlikud suhted, selleks luuakse personalijuhtimise tehnikad.
Vormismehhanismid
Kui ametlikud rühmad luuakse plaanipäraselt, organiseeruvad mitteametlikud alati ise. Mõnikord juhtub ka seda, et mitteametlik seltskond saab amatöörkollektiivi või ühiskondliku organisatsiooni staatuse. Igal meeskonnal on kontaktid.ametlikud ja mitteametlikud rühmad ning suhtlemisel on nii positiivseid kui ka negatiivseid külgi. Nutikas juht suudab alati mitteametlikke gruppe pädev alt juhtida, et need aitavad saavutada ettevõtte eesmärke.
Probleemid, mis on seotud mitteametlike rühmade esilekerkimisega meeskonnas, on enamasti seotud valekuulujuttude levikuga, vastupanuga muutustele ja vähenenud tööjõu efektiivsusega. Kuid kasu on palju huvitavam: see on pühendumus sellele ettevõtmisele, kollektivismi vaim. Tootlikkus suureneb oluliselt, kui rühmanormid hakkavad ületama ametlikult kehtestatud norme. Negatiivsete ilmingute vastu tuleb kindlasti võidelda mitteformaalsete juhtide arvamuste kuulamisega, kuulujuttude hajutamiseks ametliku täieliku teabega ning positiivset algust tuleb toetada mitteametlike rühmade liikmetel otsuste tegemisel osaleda.
Väike ametlik grupp
See on liiga paindlik nähtus, et omada standardset määratlust. Kuid ametlikel väikerühmadel on muidugi iseloomulikke jooni. Eraldi inimeste ühendust, mis on väike grupp, iseloomustab sagedane omavaheline suhtlemine, enda kui ühe grupi liikme kohustuslik määratlemine, peaaegu kõigi huvide jagamine ühisteks. Kõik väikese grupi liikmed osalevad rollide jaotuses, nad identifitseerivad end samades objektides ja ideaalides. Väike grupp teeb kõigi oma liikmetega koostööd vastastikuses sõltuvuses, et kogeda kõige täielikumat ühtsust. Suhteliseltkeskkond, väike grupp koordineerib.
Väikeses formaalses grupis küünib liikmete arv harva kümne inimeseni, mis aitab ühistegevusi koordineerida päris pikaks ajaks. Need rühmad on uskumatult vastupidavad. Nad ei tee mitte ainult tööd, mille eest nad on ühinenud, vaid saavad ka tulemuse koos tasuga. Lisaks teatud ülesande täitmisele on siinkohal positiivne, et tekib enesejaatuse ja -teadmise keskkond, mis on iga inimese täiesti objektiivne vajadus.
