Koosoleku protokoll on dokument, mis kajastab kõiki selle sündmuse olulisi otsuseid. Selle vale sõnastus, nii tähenduse kui ka teostuse poolest, võib põhjustada selle, et koosolekul osalejad võivad selle vaidlustada. Lisaks on potentsiaalne oht teha valesid juhtimisotsuseid, kui tootmiskoosoleku protokoll sisaldab moonutatud teavet. Lihtsate soovituste komplekt aitab teil seda õigesti korraldada.
Selle dokumendi tekst koosneb tavaliselt kahest osast: sissejuhatav ja peamine. Koosoleku protokoll (selle esimene pool) sisaldab ürituse peamiste parameetrite kirjeldust: ametikohad, täisnimi. liikmed, esimees ja sekretär. Kui ühel kohalolijatest on eristaatus (kutsutud, ekspert, vaatleja vms), märgitakse see ka dokumendis. Kui koosolekul osales palju inimesi, võib koosoleku protokoll sisaldada nende kohta andmeideraldi leht, mis on dokumendi lahutamatu lisa. Sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga, mis sisaldab arutlusel olevate küsimuste loetelu. Soovitav on seada need tähtsuse järjekorda, kuid võib esineda ka muid tegureid, mis mõjutavad kohta küsimuste loetelus. Näiteks võib päevakava ülesehitus sõltuda selle osa küsimuste loogilisest seosest või üritusel osalevate isikute töösuhtest. Dokument ise vormistatakse organisatsiooni (selle allüksuse) kirjaplangile, sellele tuleb märkida koosoleku toimumise aeg.
Koosoleku protokoll põhiosas peab ühtima sissejuhatava osaga. Eelkõige peaksid selle punktid olema samas järjekorras nagu päevakorras. Iga päevakorrapunkti kohta infot salvestava teksti koostamise algoritm on järgmine: "kuulasin", "rääkisin", "otsustasin". Peamine reegel selle protokolli osa kirjutamisel on, et see ei tohiks muutuda mingiks ärakirjaks.
Eelkõige kirjeldab lõik "kuulas", kes oli selle teema peaesineja, mida ta oma kõne lõpus pakkus. Esinejate sõnul märgitakse ka ära, kes tema ettepaneku ütles. Otsusega fikseeritakse enamuse koosolekul osalejate lõplik seisukoht. Kui see võeti hääletamise teel vastu, siis märgitakse, kui palju oli poolt, kui palju vastu, samuti erapooletute arv. Sõltuv alt arutatavate küsimuste olulisusest võib loetleda täisnime. inimesed, kes on võtnud ühe või teise positsiooni.
Koosoleku protokolli koostab sekretär, dokumendile endale kirjutavad alla korraldaja ja koosoleku juhataja. Selle koostamise teabeallikaks on käsitsi kirjutatud mustandid, diktofoni abil tehtud salvestised, ärakirjad. Kui koosolekul väljaselgitatud küsimuste lahendamiseks on vaja koosolekul mitteosalenud kõrgema ametniku volitusi, võib täiendav alt ette näha selle juhi otsuste kinnitamise. Allkirjastatud ja registreeritud protokolli võib saata ühe dokumendina või väljavõtetena ametnikele, keda puudutab vaid osa küsimustest.
