Iga ettevõte peaks aktiivselt kasutama sellist juhtimisvahendit nagu tulude ja kulude eelarvestamine (edaspidi BDR). Mis see on? Proovime sellest artiklist aru saada.
Põhimääratlused
Igal äriüksusel on oma BDR-süsteem, olenev alt finantsplaneerimise strateegia valikust, aga ka seatud eesmärkidest. Seetõttu tuleb BDR-i määratlemisel, mis see on ja mis on selle eesmärk, mõista tõsiasja, et iga ettevõtte juhtimistehnoloogiana on see suunatud oma eesmärkide saavutamisele ning oma vahendite ja tööriistade kasutamisele.
Eelarved koostatakse nii ettevõtte kui terviku kui ka selle üksikute osakondade jaoks. Tulude ja kulude eelarvestamine on kõigi struktuuriüksuste lõikes kooskõlastatud tööplaan, mis ühendab individuaalsed eelarved ja mida iseloomustab infovoog finantsplaneerimise valdkonna juhtimisotsuste tegemiseks. Selles eelarves on kavandatud kasum ja rahavood arvestatud summaarselt. Seega, vastates küsimusele, kas BDR -mis see on, võib väita, et see on paljude arutelude ja ka tulevikus ettevõtte saatuse üle otsustamise tulemus, mis aitab kaasa selle tõhusale tegevus- ja finantsjuhtimisele.
Eelarve koostamise käigus tehtavad arvutused võimaldavad õigeaegselt ja täies mahus määrata tehtud otsuste elluviimiseks vajaliku rahasumma. Sel juhul räägime nende vahendite (näiteks laenatud või enda) laekumise allikate kujunemisest.
BDR-i tõhususe hindamine
Milline kontseptsioon see on ja kuidas seda hinnata saab, saab hinnata alles vaadeldaval perioodil. Seega sõltub eelarve väljatöötamise mõju sellest, kui palju avaldub äriüksuse paindlikkuse määr tänu juhtimistegevuse tulemuste ettenägelikkusele. Finantsplaneerimine ja eelarve koostamine näeb ette põhiseadete määratlemise üksuse iga üksiku tegevusvaldkonna jaoks, samuti erinevate valikute arvutamise koos vastuste ettevalmistamisega tõenäolistele sise- ja väliskeskkonna muutustele.
Eelarvefunktsioonid
Need funktsioonid sõltuvad BDR-i moodustamise faasist ja selle rakendamisest. Aruandeperioodi alguses on käesolev finantsdokument tuleva aasta müügi, kulude ja muude finantstehingute plaan. Aruandeperioodi lõpuks täidab ta juba hindaja (mõõtja) rolli, mille abil on võimalik võrrelda tegelikke ja planeeritud näitajaid, et teha korrektiive ettevõtte edasises tegevuses.
BDDS-i ja BDR-i funktsioonid on sarnased ja neid saab esitada järgmises loendis:
- analüütiline (strateegia korrigeerimine, ideede ümbermõtlemine, uute eesmärkide seadmine ja alternatiivide analüüs);
- finantsplaneerimine;
- finantsarvestus (tulevikus õigete otsuste tegemiseks on vaja arvestada ja arvestada juba eelmisel perioodil tehtud toiminguid);
- finantskontroll (ülesannete ja saadud tulemuste võrdlus, nõrkade ja tugevate külgede tuvastamine);
- motiveeriv (kujunenud plaani mõistmine, elluviimata jätmise korral karistus ja täitmisel ja ületäitmisel julgustamine);
- koordineerimine;
- kommunikatsioon (ettevõtte struktuuriüksuste planeeritud näitajate kooskõlastamine, kompromisside leidmine ja vastutavate täitjate määramine ühte või teise plaani punkti).
BDDS-i ja BDR-i võrdlus
BDR (tulu- ja kulueelarve), samuti BDDS (rahavoo eelarve) on peamised finantsdokumendid, mis tuleb laenu saamisel esitada näiteks pangaasutusele. Siiski on nende kahe vahel erinevus:
- BDDS on kassapõhine, BDR on tekkepõhine;
- BDR on puhaskasumi planeerimine ja BDDS-i kasutades planeeritakse rahavoogusid;
- BDR kajastab digitaalset materjali ilma selliste kaudsete maksudeta nagu käibemaks ja aktsiisid ning BDDS-is on kõik näitajad näidatud neid arvesse võttesmaksud;
- nende kahe dokumendi struktuur on erinev: BDR-is on artiklid amortisatsiooni ja ümberhindluse kohta ning BDS-is artiklid laenatud vahendite laekumise ja tagastamise kohta;
- ja loomulikult lahknevused nende dokumentide eesmärgis: BDR-i kasutatakse planeeritud kulu, kasumlikkuse, tulude ja kasumi arvutamiseks ning BDDS-i on vaja rahavoogude jälgimiseks kassa ja arvelduskontode kaudu ettevõttest.
Ettevõtte eelarve koostamise põhietapid
Esimene etapp on finantsstruktuuri moodustamine ja selle eesmärk on sellise struktuuri mudeli väljatöötamine, mis võimaldaks kehtestada vastutuse nii eelarve enda täitmise kui ka kontrolli tuluallikate üle ja kulud.
Teine etapp hõlmab eelarvete struktuuri kujundamist ja on määratletud kui majandusüksuse koondeelarve üldskeem. Selles etapis väärivad erilist tähelepanu ettevõtte eelarve kuluartiklid.
Kolmanda etapi elluviimise tulemuste põhjal kujundatakse ettevõtte raamatupidamis- ja finantspoliitikat. Ehk siis on loomisel raamatupidamise, tegevus- ja tootmisarvestuse reeglistik, mis arvestab eelarve koostamisel ja selle täitmise jälgimisel vastuvõetud piiranguid.
Neljas etapp on seotud seire, planeerimise ja analüüsi järjekorra ja protseduuride väljatöötamisega, esinemise korral - selle ebaõnnestumise põhjused.
Ja lõpuks on viies etapp juba seotud eelarvesüsteemi otsese rakendamisega. See hõlmab töid, mille elluviimine on seotud tuleva perioodi finants- ja tegevuseelarvete koostamisega, vastava analüüsi läbiviimisega, mille tulemused võivad sageli kaasa tuua mõningaid eelarvete korrigeerimisi. Selle tulemusena peaksid ettevõtte tulud ja kulud kujunema vajalikus mahus.
Eelarve koostamise protsessi kolm lähenemist
Kaasaegses kirjanduses on BDR-i artiklite moodustamiseks kolm lähenemisviisi:
- alt üles;
- "ülev alt alla";
- kombineeritud.
Esimest lähenemist kasutatakse suurettevõtetes, kus struktuuriüksuste juhid koostavad osakondade või osakondade eelarved, mis seejärel vähendatakse töökoja või tehase kui terviku eelarveteks. Eelarvestamise korraldamise eelduseks on keskastme juhtide poolne näitajate kooskõlastamine ettevõtte tippjuhtkonnaga.
Teise lähenemise BBB näide näitab, et eelarve koostamise protsessi viib läbi tippjuhtkond ning madalama taseme juhtide kaasamine on minimaalne.
Kolmas lähenemisviis on kõige tasakaalustatum ja väldib kahe eelmise lähenemisviisi negatiivseid mõjusid.
Eelarvestamise voorused
Nagu igal majandusnähtuseks, on eelarve koostamisel nii positiivseid kui ka negatiivseid külgi. Eelised hõlmavad järgmist:
- soojendab motivatsiooni ja positiivset suhtumistmeeskond;
- koordineerib meeskonna tööd tervikuna;
- võimaldab tänu regulaarsele analüüsile eelarvet õigeaegselt kohandada;
- on tööriist kavandatud ja tegelike tulemuste võrdlemiseks.
Eelarvestamise vead
Peamiste puuduste hulgas tuleks esile tõsta järgmist:
- erinevused erinevate inimeste arusaamas eelarvetest;
- eelarve koostamise protsessi kõrge hind ja keerukus;
- eelarve motivatsiooni puudumine, kui sellest ei teavitata kõiki töötajaid.
