Dokumendihaldus on kontoritöö oluline lüli

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2024-02-12 06:24

Töövoo all mõistetakse reegleid, mille järgi allkirjastatud lahendusi ettevõttes või asutuses reklaamitakse alates nende kättesaamisest arhiivihoidlasse. Selle kontseptsiooni aluseks on dokumendi vastuvõtmine, selle läbivaatamine, täitevorganitele üleandmine, korralduslikud meetmed täitmiseks, sertifitseerimine, täitmine, säilitamine.

See on protsess, mis võtab arvesse dokumendi liikumise juhtumeid ja selle liikumise kiirust läbi nende eksemplaride. Dokumendivoog on protsess, mis peab olema korrelatsioonis haldusaparaadi teabetegevusega, iga üksiku otsuse dokumenteerimisega, uute dokumentide salvestamisega.

Tohutu hulk puudujääke paljude haldusaparaadi tegevuses on seotud just dokumentide liikumise halva korraldusega. Näiteks juhtimisotsuse dokumendi levitamise protsess peaks sisaldama kolme kohustuslikku komponenti:

• teabetugi tehtava otsuse jaoks (see hõlmab usaldusväärset teavet,otsuse õigsuse kinnitamine);
• otsuse enda dokumenteerimine (regulatiivdokument);
• kontrolli teostamise üle (mis hõlmab kavandatava töö korraldust, ülesande täitmise meetodeid, tingimuste ja tähtaegade järgimist).

Nagu ül altoodud näitest näha, on töövoog teabe kogumine, mille alusel tehakse haldusotsus; otsuse enda ettevalmistamine, sh toimetamine, kooskõlastamine, koostamine kuni kinnitamiseni. Kõik ül altoodud etapid nõuavad dokumendi liikumist mitte ainult ettevõtte struktuuriüksuste vahel, vaid ka teostajate vahel, alates tehnikutest, spetsialistidest kuni juhtideni. Järeldus sellest näitest on järgmine: mida suurem on dokumendi liikumiskiirus, seda kõrgem on selle täitmise kvaliteet igas konkreetses etapis, seda parem on ettevõtte kui terviku juhtimisprotsess.

Termina ise ilmus kirjanduses juba 1920. aastatel. Siis arvati, et töövoog on riigiaparaadi kui terviku ratsionaalsele ülesehitamisele suunatud töökorraldus, vastutuse jaotamine erinevate teostajate ja talituste vahel. 1931. aastal tegi Juhtimistehnoloogia Instituut esimese katse reguleerida ühtseid kontoritöö korraldamise põhimõtteid. Kehtestati reeglid, mille järgi tuleb läbi viia dokumentide vastuvõtmine ja üleandmine, täitmise reeglid ja allkirjastamise regulatsioon. Järgmised majandusarengu etapid said sellise kontseptsiooni seadusandliku regulatsiooni nagukontoritöö, kus põhirõhk oli üksikutel tehnilistel toimingutel. Dokumendihaldusprogrammi need õigusaktid ei maininud, kuigi tegelikult taandus see kõik dokumentide liikumise korraldamisele. Alates 1974. aastast allkirjastati kogu dokumendihalduse protsessi reguleeriv põhidokument, mis kehtib siiani.

Seda õigusakti nimetatakse "Unified State Records Management Systemiks" (USSD), mille lõiked on pühendatud dokumentide liikumise korraldamisele, nende töötlemise tehnoloogilistele meetoditele ja kohaldamisreeglitele. See kogumik sõnastab põhireegli: "Dokumendivoog on dokumendi operatiivne liikumine mööda lühimat teed, sealhulgas minimaalsed aja- ja tööjõukulud." Ainult kinnitatud reeglit praktikas rakendades võib loota riigi elanike elujärje paranemisele, riigi majanduse kasvule.

Nende eesmärkide saavutamiseks on vaja tarku, distsiplineeritud ja vastutustundlikke juhte, kelle jaoks on USSD-l põhineva töövoo juurutamine au- ja südametunnistuse küsimus.